Updates der Version 1.15

Ab der neuen Version 1.15 können Sie eine Bereinigung Ihres Lieferanten-Adressbuchs automatisiert vornehmen lassen, und alle Lieferanten, die in einem festgelegten Zeitraum noch nicht in einer Ausschreibung zugeordnet wurden vom System löschen lassen.

Den Zeitraum bis zur automatischen Löschung (z.B. 90 Tage) können Sie festlegen. Er beginnt ab dem Erstellungsdatum des Lieferanten im Adressbuch. Ein Lieferant gilt als “verwendet”, wenn er einer Ausschreibung zugeordnet und diese gestartet wurde.

Dies ist eine Maßnahme, die aufgrund von Datenschutzbestimmungen ergriffen werden kann. Einen Lieferantendatensatz können Sie trotz Verwendung dieser Einstellung jederzeit wieder neu anlegen.

Hierfür ist eine Konfiguration seitens FUTURA nötig. Geben Sie uns über Ihren Administrator Bescheid, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten.

Mit FUTURA Smart können Sie nun auch Freitextpositionen erstellen. Diese können Sie über eine dafür eigens vorgesehene Ausschreibung mit ausschließlich frei erstellten Positionen erstellen oder sie zu Ihren bisher genutzten BANF-Ausschreibungen zusätzlich ergänzen.

Wenn Sie einzig Freitextpositionen ausschreiben möchten, dann nutzen Sie das neue Sourcing Cockpit und erstellen Sie diese über den Menüpunkt “Neue Ausschreibung (Freitext)”

Zu den Hilfeseiten bzw. Anleitungen:

Freitext-Ausschreibung erstellen

Freitextpositionen zur BANF-Positionsliste ergänzen

Eine Ausschreibung wird nun automatisch erstellt, sobald Sie im Erstellungsprozess von Schritt “Kopfdaten” zum Schritt “Positionen” wechseln. Die Ausschreibung erhält in diesem Fall den neuen Status “In Vorbereitung”. Das ermöglicht Ihnen mehrere Ausschreibungen vorzubereiten und sie zu späteren Zeitpunkten weiterzubearbeiten, sollten z.B. noch Informationen eingeholt werden müssen.

Ausschreibungen mit Status “in Vorbereitung” finden Sie in der Navigation in der gleichnamigen Liste. Hier können Sie die Ausschreibung öffnen und weiter bearbeiten. Erst mit dem Start der Ausschreibung werden die Lieferanten informiert und erhalten Zugriff auf den Vorgang. Der Status ändert sich dann zu “Laufend”.

In den Übersichtslisten können Ausschreibungen “in Vorbereitung” mit dem Papierkorb-Button wieder gelöscht werden.

Im Erstellprozess einer Ausschreibung des neuen Typs "Freitext" über das neue Sourcing Cockpit, legen Sie im Voraus fest, welche Währung für den gesamten Prozess ausschließlich genutzt werden soll. Alle Positionen, die Sie erstellen, haben ab dann diese Währung vorausgewählt. Die Währung pflegen Sie im ersten Tab “Kopfdaten” der Ausschreibung.

Im Ausschreibungstyp “BANF” wird die Währung wie gewohnt anhand der ausgewählten BANF-Positionen gezogen.

Im Erstellprozess eines jeden Ausschreibungstyps legen Sie nun die Sprache der Stammdaten fest. Die Sprache bestimmt die Anzeige der in der Ausschreibung genutzten Mengeneinheiten, die in dieser Form Ihren Lieferanten in der Positionsliste angezeigt werden. Festgelegte Mengeneinheiten aus den SAP-Stammdaten der deutschen Sprache, wie z.B. ST (Stück), werden damit automatisiert in die englische Entsprechung PC (Pieces) übersetzt.

Im BANF-Cockpit legen Sie dies bereits bei der Zuordnung der BANF-Positionen fest. Im neuen Ausschreibungstyp “Freitext” geschieht dies im Tab “Kopfdaten”.

Mittels eines täglich automatisch durchgeführten Stammdatenimports, werden ab sofort die Basis-Mengeneinheiten aus SAP in FUTURA Smart gepflegt. Diese werden für die Sprachen Deutsch und Englisch berücksichtigt.

Für Ihre Lieferanten wurde nun ermöglicht, dass diese in ihrer Angebotsliste die eingetragene Angebotsnummer des jeweiligen Vorgangs für eine bessere Nachvollziehbarkeit entnehmen und nach diesen sortieren können.