Updates der Version 2.0

Treffen Sie ab dieser Version fundierte Entscheidungen schon in der Vorauswahl. Mit dem neuen Vorgangstyp RFI erstellen und versenden Sie strukturierte Informationsanfragen mit individuellen Fragebögen an Ihre Lieferanten.

Hierbei können Sie flexible Fragetypen nutzen, Gewichtungen vergeben und gezielt Anlagendokumente dazu anfordern, um somit zu schnellen und klaren Ergebnissen zu kommen und effizient die passenden Lieferanten zu identifizieren.

Die Bewertungsmatrix ermöglicht eine einheitliche und objektive Auswertung aller Rückmeldungen der Lieferanten zum Fragebogen. Die Antworten werden nach den definierten Gewichtungen automatisch in Punkte umgerechnet. Die Matrix zeigt Einzelwerte pro Frage und Abschnitt sowie die Gesamtpunktzahl. So können die Lieferanten direkt nach ihrer Gesamtpunktzahl verglichen werden.

Die Hauptfunktionen im Überblick:

• Individuelle Fragebögen mit beliebig vielen Abschnitten und klarer Struktur

• Vielfältige Fragetypen: Ein- und Mehrzeilen-Textfelder, numerische Eingaben, Datumsauswahl, Dropdown-Listen und Checkboxen

• Gewichtung & Pflichtfelder für eine gezielte Priorisierung der Antworten

• Anlagen-Upload zur Ergänzung durch relevante Dokumente oder Nachweise

• Automatisierte Auswertung über eine standardisierte Bewertungsmatrix für transparente und vergleichbare Ergebnisse

Ihre Lieferanten erhalten eine Abgabefrist zur Bearbeitung des Fragebogens. Ähnlich wie bei der Angebotserstellung in der Ausschreibung (RFQ) füllen sie den bereitgestellten Fragebogen im Lieferanten-Account aus und melden die Antworten zurück.

Wie Sie in FUTURA Smart eine RFI und einen Fragebogen erstellen können, erfahren Sie hier:

Informationsanfrage (RFI) erstellen
Fragebogen zu einer RFI erstellen

Die nach Ablauf der Frist eingegangenen Antworten auf Ihren Fragebogen können Sie gezielt anhand einer Punktevergabe bewerten.

Über den Button Antworten bewerten, können Sie für jedes Antwortdokument Punkte von 0 bis 10 vergeben. Die vergebenen Punkte fließen anschließend in die Punkte-Berechnung ein, die schließlich in der neuen Bewertungsmatrix (siehe nächste Release Note) für den direkten Vergleich aller ausgewählten Antwortdokumente dargestellt wird.

Über die neue Bewertungsmatrix haben Sie die Möglichkeit, die Antworten mehrerer Lieferanten strukturiert miteinander zu vergleichen. Diese Funktion wurde in Anlehnung an den neuen Vorgangstyp RFI entwickelt und ergänzt die bisherigen Vergleichsmöglichkeiten, die man bereits aus dem Preisspiegel der Preisausschreibung (RFQ) kennt.

Am Ende Ihrer durchgeführten RFI können Sie über den neuen Button Bewertungsmatrix, ausgewählte Antworten gegenüberstellen, nachdem Sie diese zuvor bewertet haben (siehe vorheriger Release Note).

Die Bewertungsmatrix stellt die eingegangenen Antworten transparent dar und berechnet automatisch die Ergebnisse unter Berücksichtigung der von Ihnen im Fragebogen festgelegten Gewichtungen. Anhand der Punktzahl erkennen Sie auf einen Blick die Stärken und Schwächen der einzelnen Lieferanten.

Ab sofort können Sie GAEB-XML-Dateien (X81, X82, X83, X86) direkt im Vorgangstyp Sourcing Cockpit importieren, um eine Positionsliste für Ihre Ausschreibung zu erstellen. Dabei werden Lose als Titel übernommen und die Positionstypen “Grund”, “Alternativ” und “Eventual” als solche beim Import berücksichtigt.

Die Positionsliste aus der GAEB-Datei kann bis zu vier Hierarchieebenen enthalten und wird nach dem Import vollständig in der Positionsliste online angezeigt.

Weitere Informationen und die Vorgehensweise für den GAEB-Import finden Sie in der Anleitung für die Erstellung von Freitextausschreibungen (Sourcing Cockpit):
Import eines Leistungsverzeichnisses per GAEB-Datei

In dieser Version wurde die Funktionalität zur Verwaltung von Positionstypen eingeführt. In Ihren Positionslisten können Sie nun Freitextpositionen als Grund- und Alternativposition definieren.

Alternativpositionen haben immer einen Gesamtpreis von 0,00 und werden zunächst nicht in Summenberechnungen berücksichtigt. Zusätzlich gibt es nun die Option eine Position als Eventualposition zu kennzeichnen, die ebenfalls mit einem Gesamtpreis 0,00 behandelt und nicht in Summenberechnungen berücksichtigt wird.

Des Weiteren wurde der GAEB-Import erweitert, um auch beim Import von GAEB-Dateien diese Positionstypen zu erkennen und korrekt zu definieren.

Sie können die neuen Positionstypen in allen Cockpits für die Erstellung von Freitextpositionen nutzen. Sie werden mit entsprechenden Symbolen in den Positionslisten angezeigt.