Updates der Version 2.3

Mit dieser Erweiterung wird das Anlegen einer neuen RFQ aus dem BANF-Cockpit schneller und einheitlicher. Sobald Sie im BANF-Cockpit vom initialen Auswahlbildschirm zum Deckblatt wechseln, prüft FUTURA Smart die Materialgruppe (oder Einkäufergruppe) der ersten BANF-Position und wendet diese Unternehmensregel falls vorhanden an.

Die Regeln werden im Unternehmensprofil unter dem Tab Auto-Fill-Regeln verwaltet (sichtbar nur mit SAP-Anbindung). Administratoren können dort Vorgaben definieren, die das Deckblatt automatisch befüllen. Benutzer ohne administrative Rechte haben Leserechte. Regeln sind pro Gruppe eindeutig, erlauben Mehrfachauswahl und übernehmen SAP-Änderungen der Gruppenbezeichnungen automatisch.

Vorteil: Weniger manuelle Eingaben, weniger Fehler und durchgängig konsistente Deckblätter bei wiederkehrenden Material- oder Einkäufergruppen.

Weitere Infos und wie Sie dieses Feature für Ihr Unternehmen einrichten können, erfahren Sie im Hilfeartikel: Auto-Fill-Regeln erstellen

Laufende RFIs können jetzt angepasst und alle Änderungen in einem Schritt veröffentlicht werden.

Im Entwurfsmodus lassen sich die Kopfdaten anpassen, Anlagen verwalten, der Fragebogen ändern sowie die Lieferantenliste pflegen. Mit der Übernahme der Änderungen werden alle Infos in das Lieferantenportal übertragen.

Die Lieferantenkommunikation ist präzise:
Systemmails werden nur versendet, wenn Lieferanten die vorherige Version von Deckblatt, Anlagen oder Fragebogen bereits gesehen haben. Neue Lieferanten erhalten bei ihrer ersten Zuweisung keine Änderungs-E-Mails.

Änderungen am Fragebogen sind sicher:
Durch das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Abschnitten, Fragen oder Anlagen zu Fragen bleiben die bestehenden Antworten der Lieferanten erhalten. Bereits eingereichte Antworten werden als ungültig markiert, bis sie erneut eingereicht werden. Ein Hinweisbanner „Der Fragebogen wurde geändert.“ erscheint zusätzlich im RFI-Kopf.

Der Vorteil: Änderungen können ohne Unterbrechung vorbereitet und anschließend für alle Lieferanten in einem sauberen, nachvollziehbaren Schritt veröffentlicht werden.

Erfahren Sie unter folgendem Hilfeartikel, wie Sie Änderungen an Fragebögen in laufenden RFIs vornehmen: Fragebogen in laufender RFI anpassen

Lieferanten können bereits eingereichte oder ungültige Antworten überarbeiten, indem sie in den Bearbeitungsmodus zurückkehren, ihre Antworten aktualisieren, notwendige Anhänge hinzufügen und die überarbeitete Version erneut einreichen. Nach der erneuten Einreichung erhalten Sie als kaufmännischer Ansprechpartner eine Benachrichtigung, der Status ändert sich wieder zu "Übermittelt" und die Aktion wird zur Rückverfolgbarkeit erfasst.

Solange eine RFI noch läuft (Status “Laufend”), können Lieferanten sie ablehnen und einen Ablehnungsgrund für ihre Entscheidung angeben. Nach der Einreichung wechselt der RFI-Status für beide Seiten auf "Abgelehnt", Sie als kaufmännischer Ansprechpartner werden automatisch per E-Mail informiert und der Ablehnungsgrund wird als Tooltip in den relevanten Listen angezeigt.

RFIs enthalten nun einen Tab “Log”, der alle wichtigen Aktionen mit Zeitstempel (in der Zeitzone des aktuellen Benutzers) dokumentiert. Die Aktion selbst, der Initiator und der Lieferant werden protokolliert.

Der Vorteil: Eine prägnante, verlässliche Verfolgung darüber, wer was und wann getan hat.

Eine In-Cell-Bearbeitung war zuvor im Sourcing Cockpit verfügbar. Sie können dies jetzt in allen verfügbaren Cockpits verwenden, wie zum Beispiel im Material-, BANF- und Kontraktcockpit. Passen Sie Kurztext, Menge und Einheitspreis direkt in der Liste an, ohne ins Detailfenster wechseln zu müssen.

Der Vorteil: Schnellere Bearbeitungen in jedem Cockpit.

In FUTURA Smart können Sie nun per Excel und GAEB Materialnummern importieren:

• Für den Excel-Import: Die Importvorlage enthält nun eine optionale Spalte "Material-Nr.".

• Für den GAEB-Import: Auch Materialnummern aus GAEB-Dateien werden beim Import berücksichtigt.

• Anzeige in FUTURA Smart: Importierte Materialnummern erscheinen in den Details der Position im Sourcing Cockpit und werden durch die gesamte Ausschreibung für Lieferanten mitgeführt. Auch im Angebots-Cockpit für den Lieferanten und für Sie als Einkäufer im Preisspiegel werden diese mitgeführt.

Der Vorteil: Eine einheitliche Kennung vom Import durch das Projekt bis zur Auswertung und Vergabe.

Wenn Sie eine bereits beendete RFQ wieder öffnen und über „Vorgang bearbeiten“ in den Entwurfsmodus wechseln, aktualisiert FUTURA Smart automatisch die E-Mailadressen der Lieferanten aus dem Lieferantenmanagement Ihres Unternehmens.

Dies passiert nur dann, wenn der Lieferant seine E-Mailadresse(n) in den Unternehmensdaten in der Zwischenzeit selbst geändert hat oder die E-Mailadresse von einem anderen Benutzer Ihres Unternehmens angepasst wurde (dies ist bei noch nicht registrierten Lieferanten möglich).

Damit stellen wir sicher, dass:

• stets die aktuellsten Kontaktadressen verwendet werden und

• keine veraltete, falsche oder gelöschte E-Mailadresse aus einer früheren Runde erneut genutzt wird, wodurch sonst ein falscher oder ungewollter Zugang für ein Lieferantenunternehmen erstellt werden könnte.

Sollten mehrere Adressen verfügbar sein, wird die erste automatisch zugeordnet. Das vorhandene Dropdown-Menü für die Auswahl der Ansprechpartner bleibt jedoch weiterhin verfügbar, um bei Bedarf einen alternativen Ansprechpartner auszuwählen.

Für Revisionszwecke bleiben die Adressen in bereits beendeten und abgeschlossenen RFQs unverändert. Das bedeutet: Solange sich eine RFQ im Status Beendet oder Abgeschlossen befindet, werden die dort hinterlegten E-Mailadressen nicht automatisch aktualisiert. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Kontakte in der ursprünglichen Runde tatsächlich angeschrieben wurden. Diese Transparenz ist wichtig, um Vorgänge im Nachhinein prüfbar und revisionssicher dokumentieren zu können.

Der Vorteil: Die Vorbereitung einer neuen Angebotsrunde kann mit aktualisierten Kontakten gestartet werden, sodass die Einladungen korrekt versendet werden.