Neue Angebotsrunde in Anfragen (RFQs) starten

Der vorliegende Artikel beschreibt, wie Sie nach einer beendeten Anfrage weitere Angebotsrunden (mit ggf. angepasster Positionsliste, angepasstem Fragenkatalog und/oder verändertem Lieferantenkreis) starten können. Eine Anfrage mit abgelaufenem Abgabetermin, besitzt den Status “Beendet”. Sollte der Abgabetermin in Ihrer Anfrage noch nicht verstrichen sein, befindet sich diese im Status “Laufend”. Eine Änderung des Abgabetermins wird in diesem Fall ebenfalls über die Funktion “Anfrage bearbeiten” durchgeführt, jedoch wird diese Aktion nicht als neue Angebotsrunde der Anfrage dokumentiert, da die Änderung des Abgabetermins in diesem Fall noch in einer laufenden Angebotsrunde durchgeführt wird. Sie verlängern dadurch lediglich die Submission der aktuellen Angebotsrunde.

Näheres dazu finden Sie auf folgender Seite: Abgabetermin ändern

In FUTURA Smart werden Angebotsrunden versioniert. Sobald also ein Abgabetermin verstreicht, ist der Status der Anfrage “Beendet” und jedes in dieser Runde abgegebene Angebot erhält eine Versionsnummer. Im Tab “Angebote”, über den Sie die Angebotsöffnung durchführen und sich alle Angebote aus allen Angebotsrunden sammeln, werden Ihnen zu jedem Angebot diese Versionsnummern angezeigt.

Bei Bedarf können Sie eine beendete Anfrage erneut starten und somit eine weitere Angebotsrunde einläuten. Für die neue Angebotsrunde können Sie zuvor die Anfrage anpassen oder ohne Änderungen und nur mit einem neuen Abgabetermin starten.

Mögliche Gründe für weitere Angebotsrunden

• Die Verhandlungen mit den Lieferanten sind abgeschlossen und die neuen Preise sollen nun in das System eingegeben werden.

• Technische Fragen wurden mit den Lieferanten geklärt und führen nun zu neuen Preisen

• Nach dem Abgabetermin wurden Änderungen an den Positionen vorgenommen

• In der ersten Angebotsrunde wurden zu wenige verwertbare Angebote abgegeben und nun sollen weitere Lieferanten zur Anfrage eingeladen werden

• Aufgrund überhöhter Angebotspreise sollen die Lieferanten die Möglichkeit bekommen, ihre Angebote in einer weiteren Angebotsrunde zu überarbeiten/verbessern.

Um Änderungen an einer beendeten Anfrage durchführen zu können, klicken Sie in der betroffenen Anfrage und innerhalb eines beliebigen Tabs auf den Button „Vorgang bearbeiten”:

Die Anfrage wird daraufhin in den Bearbeitungsmodus (Entwurf) gesetzt.

Änderung der Lieferanten für eine neue Angebotsrunde

In der neuen Angebotsrunde können Sie die Lieferantauswahl neu festlegen. Fügen Sie weitere Lieferanten hinzu, die zur nachfolgenden Angebotsrunde eingeladen werden oder deaktivieren Sie Lieferanten, die in nicht mehr teilnehmen sollen. Der angepasste Teilnehmerkreis wird entsprechend informiert. So erhalten alle neuen und verbliebenen Lieferanten erneut die Einladung zur Anfrage und Deaktivierte, dass die Anfrage entfernt wurde.

Wenn Sie eine bereits beendete Anfrage wieder öffnen und über „Vorgang bearbeiten“ in den Entwurfsmodus wechseln, aktualisiert FUTURA Smart automatisch die E-Mailadressen der Lieferanten aus dem Lieferantenmanagement Ihres Unternehmens.

Dies passiert nur dann, wenn der Lieferant seine E-Mailadresse(n) in den Unternehmensdaten in der Zwischenzeit selbst geändert hat oder sie von einem anderen Benutzer Ihres Unternehmens angepasst wurde (dies ist bei noch nicht registrierten Lieferanten möglich).

Damit wird vom System sichergestellt, dass:

• stets die aktuellsten Kontaktadressen verwendet werden und

• keine veraltete, falsche oder gelöschte E-Mailadresse aus einer früheren Runde erneut genutzt wird, wodurch sonst ein falscher oder ungewollter Zugang für ein Lieferantenunternehmen erstellt werden könnte.

Sollten mehrere Adressen verfügbar sein, wird die erste automatisch zugeordnet. Das vorhandene Dropdown-Menü für die Auswahl der Ansprechpartner bleibt jedoch weiterhin verfügbar, um bei Bedarf einen alternativen Ansprechpartner auszuwählen.

Passen Sie den Teilnehmerkreis der Lieferanten im Tab “Lieferanten” an. Die verfügbaren Optionen, um die Lieferanten zu überarbeiten, werden Ihnen auf den folgenden Seiten näher erläutert:

• Lieferanten zu Anfrageen hinzufügen

• Lieferanten in Anfrageen deaktivieren / reaktivieren

• Ansprechpartner eines Lieferanten ändern

Änderung der Positionsliste für eine neue Angebotsrunde

Für die neue Angebotsrunde können Sie die Anfrage hinsichtlich der Positionsliste anpassen.

Hinweis:
Bei Änderungen an der Positionsliste zu neuen Angebotsrunden gilt die gleiche Regel wie bei Änderungen in laufenden Anfragesprozessen: Alle bereits abgegebenen Angebote werden durch die Änderung der Positionsliste ungültig gesetzt. Ein ungültiges Angebot kann durch den Lieferanten in der neuen Angebotsrunde überarbeitet und erneut abgegeben werden.

Passen Sie die Positionsliste im Tab “Positionen” an. Die verfügbaren Optionen, um die Positionsliste zu überarbeiten, werden Ihnen auf den folgenden Seiten näher erläutert:

• Positionsliste in laufender Anfrage ergänzen

• Positionen in laufender Anfrage löschen

• Positionen aus SAP aktualisieren

Legen Sie den neuen Abgabetermin auf dem Tab “Kopfdaten” fest. Klicken Sie abschließend auf „Neue Runde starten“.

Daraufhin wird eine neue Version der Anfrage erzeugt. Das Starten von weiteren Anfragerunden hat folgende Auswirkungen:

• Der Status der Anfrage ändert sich von „Beendet“ zu „Laufend“.

• Die Anfrage ist wieder im gesperrten Modus und kann nur wieder im Entwurf geändert werden

• Die ausgewählten Lieferanten werden über die neue Runde der Anfrage per E-Mail informiert. Es werden die neu hinzugefügten, die deaktivierten und die reaktivierten Lieferanten informiert.

• Entfernte Lieferanten erhalten eine Information, dass die Anfrage entfernt wurde, sehen jedoch weiterhin die Anfrage aus Runde 1 (Status „beendet“).

Hinweis zur Anzeige der Anfrage beim Lieferanten:

Ein Lieferant sieht immer nur die zuletzt veröffentlichte Version der Anfrage, zu die er zugeordnet ist. Starten Sie z.B. eine beendete Anfrage erneut und entfernen dabei einen Lieferant aus der Liste, sieht dieser weiterhin die Angebotsrunde 1 der Anfrage und sein ggf. darin abgegebenes Angebot. Sollte ein Lieferant in einer vorherigen Angebotsrunde bereits ein Angebot abgegeben haben, kann er dieses in seiner Angebotsliste aufrufen.

Angebote aus vorherigen Runden

Angebote, die in vorangegangenen Angebotsrunden eingeholt wurden, werden auch weiterhin auf dem Tab „Angebote“ nach der Angebotsöffnung angezeigt. Somit können Sie diese Angebote versionsübergreifend im Preisspiegel miteinander vergleichen.