Anleitung und Hinweise zur LV-Erstellung per GAEB-Import

Vorwort

Dieser Hilfeartikel ist besonders hilfreich für Ersteller von Leistungsverzeichnissen, die in Futura Smart zur Durchführung von GAEB-kompatiblen Preisanfragen genutzt werden. Zu dieser Zielgruppe gehören zum Beispiel Planer und Mitarbeiter aus Bauabteilungen, Engineering, Einkauf, sowie von internen und externen Ingenieurbüros und anderen Dienstleistern.

Wenn Sie direkt erfahren möchten, wie der GAEB-Import in Futura Smart durchgeführt wird, können Sie die entsprechende Vorgehensweise im folgenden Abschnitt nachlesen:
Import eines Leistungsverzeichnisses per GAEB-Datei

Wenn Sie zusätzlich wichtige Hinweise zur Erstellung und Struktur von Leistungsverzeichnissen im Zusammenspiel mit SAP erhalten möchten, können Sie ab hier im Dokument weiterlesen.

Administratoren für FUTURA Smart können Mitarbeitern anderer Abteilungen sowie externen Ingenieurbüros und anderen Dienstleistern Zugang zu Futura Smart geben. Dies ermöglicht diesen den Upload von Leistungsverzeichnissen direkt nach Futura Smart und damit einen sehr effizienten Prozess.

Futura Smart verfügt über folgendes Alleinstellungsmerkmal:

1. Futura Smart ermöglicht GAEB-kompatible Preisanfragen

2. Futura Smart ist vollständig in SAP S/4 HANA integriert und ermöglicht die Übertragung von Angeboten mit strukturierten Leistungsverzeichnissen gemäß den neuen „SAP Lean Services with Item Hierarchies“ (mit Positionshierarchien).

Futura Smart ermöglicht dadurch einen digitalen End-to-End-Prozess von der Bedarfsmeldung über Preisanfragen, Angebote, Preisvergleiche, Verträge, Bestellungen, Leistungserfassung und Rechnung, ohne Workarounds mit Excel-Dateien, sondern über moderne Schnittstellen.

Allerdings führt die Kompatibilität mit SAP S/4 HANA Lean Services zu geringfügigen Restriktionen bei der Erstellung von GAEB-kompatiblen Leistungsverzeichnissen (LV).

Diese sind in diesem Dokument erläutert und müssen bei der Erstellung beachtet werden.

In folgendem Dokument wird für die Beschreibung von Aufgaben, Funktionen oder Rollen aus Vereinfachungsgründen die männliche Schreibweise gewählt. Mit der gewählten Schreibweise werden in diesem Dokument alle Geschlechter angesprochen, denen Aufgaben, Funktionen oder Rollen zugeordnet werden, ohne eine Wertung ihres Geschlechts, ihrer physischen oder psychischen Fähigkeiten, oder eine sonstige Wertung vorzunehmen.

Reststriktionen durch SAP

GAEB und „Item Hierarchies“ in SAP

Das „Zusammenspiel” von GAEB und den Item Hierarchies in SAP

Mit der Nutzung einer SAP S/4HANA-Integration, können "Lean Services" verwendet werden. Die Funktion dient dazu strukturierte Positionslisten von Dienstleistungen darzustellen. Diese Struktur wird von SAP empfohlen, wenn es um Preisanfragen und Angebotsvergleiche geht. 

FUTURA Smart ermöglicht es, Leistungsverzeichnisse – das heißt strukturierte Positionslisten – zu nutzen, damit im Zusammenspiel mit SAP eine GAEB-Kompatibilität hergestellt und der Austausch von LVs aus dem Bauwesen genutzt werden kann.

Die strukturierte Positionsliste wird auch für Bestellungen und Kontrakte in SAP berücksichtigt. Somit können Sie Ihre strukturierte Positionsliste mit den aus SAP automatisch generierten Hierarchienummern und allen weiteren Informationen, inklusive der Angebotspreise Ihrer Lieferanten erstellen.

Hierzu sollten zentrale Einschränkungen beachtet werden:

1. In SAP S/4HANA darf eine Position an jeder Stelle einer Gliederungsebene stehen.
   Um GAEB-konform zu bleiben, müssen die Positionen jedoch am Ende einer Gliederungsebene eingeordnet werden.

2. SAP S/4HANA unterstützt keine Ordnungszahlen aus dem GAEB-Standard, die für den Austausch mit Lieferanten notwendig sind. Da ein LV aus GAEB jedoch grundsätzlich Ordnungszahlen beinhalten muss, werden diese beim Importieren in die Preisanfrage erkannt und verarbeitet. Im Folgeprozess in SAP S/4HANA werden sie jedoch aktuell noch nicht verarbeitet. Hierfür erstellt FUTURA Smart eine SAP-identische Nummerierung und die Ordnungszahlen werden in den Langtext der Position geschrieben:

3. Während gemäß GAEB verschiedene Positionsarten verwendet werden, unterstützten die Item Hierarchies in SAP S/4HANA lediglich die Positionsart „Normalposition“. Bei der Erstellung von LVs können und sollen Positionsarten verwendet werden. Bei der Erstellung eines SAP-Kontrakts oder einer SAP-Bestellung muss der Einkäufer jedoch aus den relevanten Positionen Normalpositionen in SAP machen. Diese Positionsarten sind:

• Normalposition

• Bedarfsposition

• Alternativposition

• Grundposition

4. Das heißt, die in SAP S/4HANA nicht berücksichtigten Positionsarten werden in FUTURA Smart verwaltet. Wird beispielweise eine Bedarfsposition vom Einkäufer ausgewählt, wandelt FUTURA Smart diese Position in eine Normalposition um, damit sie nach SAP S/4HANA übertragen werden kann. So lassen sich BauPreisanfragen in SAP S/4HANA trotz der SAP-bedingten Einschränkungen verwalten.

5. Gemäß GAEB gibt es fünf Hierarchieebenen und eine Positionsebene, in Summe sechs Ebenen. In den SAP S/4HANA Lean Services with Item Hierarchies gibt es vier Hierarchieebenen und eine Positionsebene, in Summe fünf Ebenen, somit eine Ebene weniger. Daher dürfen bei der Erstellung des LV nur vier Hierarchieebenen und eine Positionsebene verwendet werden. In dem seltenen Fall, dass diese Anzahl von Ebenen nicht ausreicht, muss das LV in mehrere Preisanfragen (pro Los eine Preisanfrage) aufgeteilt werden.

Beschränkung der Zeichen

Bezüglich der Anzahl der Zeichen sind folgende Beschränkungen zu beachten:

• Der Kurztext einer Position muss vom Ersteller auf 40 Zeichen begrenzt werden, das SAP den Kurztext bei 40 Zeichen abschneidet. Dabei darf der Text nur einzeilig ausgeführt werden. Leerzeichen sind zu berücksichtigen.

• Für den Langtext einer Position gibt es keine explizite Beschränkung, jedoch sollte der Text nach Möglichkeit mit ≤ 32.000 Zeichen ausgeführt werden.

Bei der Übertragung nach SAP wird der Kurztext der Position, auf Grund der Limitierung in SAP bei 40 Zeichen abgeschnitten! Aus diesem Grund sollten die Kurztexte bereits bei der Planung so gewählt werden, dass diese 40 Zeichen nicht überschreiten und weitere Details in den Langtext aufgenommen werden.

Aufbau der GAEB-Datei und Import in FUTURA Smart

Positionsarten

Erklärung der Positionstypen und Definition in den Details

In einer Positionsliste können verschiedene Positionstypen verwendet werden, um den Aufbau klar zu strukturieren. Jeder Positionstyp erfüllt dabei eine bestimmte Funktion und bestimmt, wie die jeweilige Position in der Positionsliste behandelt, dargestellt und berechnet wird.

Im Folgenden werden die einzelnen Positionstypen näher erläutert:

Normalposition – Standardauswahl für eine Position. Sie wird mit Menge und Preis in der Positionsliste berücksichtigt.

Grundposition – Eine Hauptposition, die als Basis dient. Zu ihr kann eine oder mehrere Alternativpositionen hinterlegt werden.

Alternativposition – Eine Position, die als Alternative zu einer Grundposition angelegt wird. Sie ist immer mit dieser Grundposition verknüpft und hat automatisch den Preis 0,00.

Eventualposition – Eine mögliche, aber nicht fest einkalkulierte Position. Sie wird ebenfalls mit 0,00 geführt und nicht in die Summenberechnung aufgenommen. Dieser Positionstyp ist die in GAEB verwendete Bedarfsposition.

Hinweisposition - Eine Position, die ausschließlich der Information oder Erläuterung dient. Sie enthält keine Mengen- oder Preisangaben und wird daher nicht in die Summenberechnung einbezogen. Hinweispositionen können beispielsweise verwendet werden, um zusätzliche technische Angaben, Ausführungsbedingungen oder sonstige erläuternde Texte innerhalb der Positionsliste bereitzustellen.

Beim Import von GAEB-Dateien nach FUTURA Smart werden die genannten Positionstypen erkannt und dargestellt. Positionen, die ggf. anhand eines GAEB-Imports angelegt wurden, können nachträglich in einen anderen Positionstyp umgewandelt werden. Öffnen Sie hierfür die Details der Position mit dem Stift-Button auf der rechten Seite der Positionsliste.

Die differenzierten Positionstypen werden Ihnen in Futura Smart in der Übersicht der Positions­liste mit Symbolen dargestellt:

Import eines Leistungsverzeichnisses per GAEB-Datei

Leistungsverzeichnisse im GAEB-XML-Format ab Version 3.2 (X81, X82, X83, X86) können für die Erstellung der Positionsliste eingelesen werden.

Beim Import werden vorhandene Lose als Titelpositionen übernommen. Alle weiteren Positionen werden entsprechend ihres aus der GAEB-Datei definierten Positionstyps übernommen. Dabei unterstützt das System die Positionstypen Normalpositionen, Grundpositionen, Alternativpositionen und Eventualpositionen und ordnet diese beim Import automatisch korrekt zu.

Die GAEB-Datei kann bis zu vier Hierarchieebenen enthalten, die nach dem Import vollständig im Tab Positionen sichtbar sind. Falls bereits eine Positionsliste vorhanden ist, können Sie diese bei Bedarf durch einen erneuten Import überschreiben.

Hinweise:

• Pro Vorgang kann immer nur eine Datei importiert werden.

• Ein neuer Import – egal ob per Excel oder GAEB – ersetzt eine bereits vorhandene Positionsliste. Das betrifft sowohl Positionen, die zuvor manuell, als auch solche, die durch einen vorherigen Datei-Import erstellt wurden. Eine entsprechende Hinweismeldung wird in solchen Fällen angezeigt.

• Es werden nur GAEB-Dateien ab Version 3.2 unterstützt

Vorgehensweise

Wählen Sie im Tab Positionen den Button GAEB-Datei importieren.

Anschließend wählen Sie die gewünschte GAEB-Datei in Ihrer Windows-Umgebung aus und bestätigen den Import.

Nach erfolgreichem Import werden Ihnen die Positionen angezeigt. Klicken Sie auf der linken Seite auf die jeweils unterste Hierarchie-Ebene (Titelordner), um die darin enthaltenen Leistungen auf der rechten Seite anzuzeigen.

Liste der Mengeneinheiten (ME) aus SAP

Für die korrekte Verarbeitung von Angeboten, die aus Preisanfragen resultieren, ist es erforderlich, dass ausschließlich Mengeneinheiten verwendet werden, die im SAP-System definiert sind. Nur diese Mengeneinheiten werden von SAP erkannt und können ohne Fehler verarbeitet werden.

Werden Mengeneinheiten über die Schnittstelle an SAP übergeben, die im System nicht vorhanden oder nicht eindeutig definiert sind, kommt es zu einem Fehler bei der Datenübertragung. In diesem Fall werden die betroffenen Positionen in SAP nicht angelegt und der weitere Prozess, beispielsweise die Erstellung einer Bestellung oder eines Kontrakts, kann nicht fortgeführt werden.

Dies betrifft insbesondere den Import von GAEB-Dateien, die häufig von externen Unternehmen oder Ingenieurbüros erstellt werden. Auch hier ist sicherzustellen, dass ausschließlich die im SAP-System bekannten Mengeneinheiten verwendet werden, da andernfalls ein erfolgreicher Import in FUTURA Smart und eine anschließende Verarbeitung an SAP nicht möglich sind.

Die nachfolgende Liste enthält die im SAP-System standardmäßig verfügbaren Mengeneinheiten. Die tatsächlich verfügbaren Mengeneinheiten können je nach SAP-System bzw. Kundensystem variieren. Die folgende Tabelle dient daher lediglich als Referenz.