Mit FUTURA Smart können Sie Preisanfragen sowohl mit Positionslisten in der Standardnummerierung als auch mit GAEB-Leistungsverzeichnissen durchführen, deren Positionsnummerierung auf den zugehörigen Ordnungszahlen (OZ) basiert.
Für Ihren weiteren Anfrageprozess ist entscheidend, wie die Positionsliste ursprünglich erstellt wurde. Davon hängt unter anderem ab, ob Lieferanten GAEB-Dateien importieren und exportieren können.
Hinweis zur Verwendung mit SAP:
Unabhängig davon, ob Sie eine standardisierte Positionslisten oder ein GAEB-Leistungsverzeichnis verwenden, kann die Positionsliste in Kombination mit SAP Lean Services für die Erstellung von Bestellungen und Kontrakten genutzt werden.
Die Unterscheidung zwischen einer normalen Positionsliste und einem GAEB-Leistungsverzeichnis wirkt sich ausschließlich auf die GAEB-Funktionalität aus. Nur Positionslisten, die durch den Import einer GAEB-Datei entstanden sind, ermöglichen den Austausch von GAEB-Dateien mit Ihren Lieferanten. Die Verwendung in SAP bleibt davon unberührt.
Es gibt zwei Arten von Positionslisten
Normale Positionsliste
Eine normale Positionsliste entsteht beispielsweise durch:
-
manuelle Erfassung
-
Import einer Excel-Datei
-
Kopieren eines bestehenden Vorgangs mit einer normalen Positionsliste
Diese Positionslisten können ebenfalls hierarchisch aufgebaut sein und eine strukturierte Gliederung besitzen. Sie sind jedoch keine GAEB-Leistungsverzeichnisse.
GAEB-Leistungsverzeichnis
Ein GAEB-Leistungsverzeichnis entsteht ausschließlich durch den Import einer GAEB-Datei (z. B. X83). Ab diesem Zeitpunkt behandelt FUTURA Smart die gesamte Positionsliste als GAEB-konformes Leistungsverzeichnis. Alle GAEB-spezifischen Informationen, beispielsweise die Ordnungszahlen (OZ), bleiben erhalten und werden vom System automatisch verwaltet.
Hinweis:
Nicht die Struktur einer Positionsliste entscheidet über die GAEB-Fähigkeit, sondern ihr Ursprung. Nur eine Positionsliste, die durch den Import einer GAEB-Datei entstanden ist, bleibt während der gesamten Bearbeitung ein GAEB-konformes Leistungsverzeichnis.
Arbeiten mit einem GAEB-Leistungsverzeichnis
Nach dem Import einer GAEB-Datei können Sie das Leistungsverzeichnis weiterhin bearbeiten.
Sie können beispielsweise:
-
Positionen hinzufügen
-
Positionen löschen
-
Positionen verschieben
-
Texte anpassen
FUTURA Smart sorgt dabei automatisch dafür, dass die GAEB-Struktur erhalten bleibt.
Werden Positionen eingefügt oder entfernt, passt das System die Ordnungszahlen (OZ) entsprechend an. Dadurch bleibt das Leistungsverzeichnis auch nach Ihren Änderungen GAEB-konform.
In der Spalte Nummer werden dabei die Ordnungszahlen des Leistungsverzeichnisses angezeigt.
Hinweis
Obwohl die Tabellenspalte weiterhin Nummer heißt, enthält sie bei einem GAEB-Leistungsverzeichnis die entsprechenden Ordnungszahlen (OZ).
Was passiert bei normalen Positionslisten?
Normale Positionslisten besitzen keine GAEB-Struktur. Auch wenn sie hierarchisch aufgebaut sind und optisch einem Leistungsverzeichnis ähneln, handelt es sich technisch nicht um ein GAEB-Leistungsverzeichnis.
Daher verwendet FUTURA Smart hier die allgemeinen Begriffe wie:
-
Nummer
-
Positionsnummer
-
Nr.
GAEB-spezifische Begriffe wie Ordnungszahl (OZ) werden in diesem Zusammenhang nicht verwendet.
Auswirkungen auf Ihre Lieferanten
Ob Ihre Lieferanten mit GAEB arbeiten können, hängt davon ab, wie Ihre Positionsliste entstanden ist.
Wenn Sie mit einer GAEB-Datei beginnen, importieren Sie zu Beginn eine GAEB-Datei (z. B. X83), und im weiteren Verlauf…
-
bleibt die Ausschreibung GAEB-konform,
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können Lieferanten die GAEB-Datei exportieren,
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ihre Angebote in einem GAEB-Programm bearbeiten und
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anschließend als X84-Angebotsdatei wieder in FUTURA Smart importieren.
Ein Export als Excel-Datei für den Lieferanten ist hier trotz GAEB-LV möglich.
Erstellen Sie die Positionsliste manuell oder importieren Sie sie aus Excel,
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können Lieferanten die Ausschreibung selbstverständlich bearbeiten,
-
Positionen direkt in FUTURA Smart bepreisen oder
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mit Excel arbeiten.
Ein Export als GAEB-Datei für den Lieferanten ist hier jedoch nicht möglich, da die Positionsliste nicht auf einer importierten GAEB-Datei basiert.
Validierungen und Hinweise
Bei GAEB-Leistungsverzeichnissen prüft FUTURA Smart automatisch die Einhaltung der GAEB-Vorgaben. Aus diesem Grund verwendet das System in Validierungen und Hinweisen bewusst die fachlichen Begriffe aus dem GAEB-Standard, beispielsweise Ordnungszahl (OZ) oder OZ-Struktur.
Bei normalen Positionslisten erfolgen diese GAEB-spezifischen Prüfungen nicht.
Zusammenfassung
|
Erstellung der Positionsliste |
GAEB-konform |
Lieferant kann GAEB nutzen |
|---|---|---|
|
Manuell erstellt |
❌ |
❌ |
|
Excel-Import |
❌ |
❌ |
|
Import einer GAEB-Datei (X83) |
✅ |
✅ (X84-Angebotsdatei) |