Positionen aus SAP aktualisieren
In einer laufenden Ausschreibung können Sie Ihre initial erstellte und veröffentlichte Positionsliste jederzeit bis zum gesetzten Abgabetermin überarbeiten. Neben der Ergänzung von Positionen können Sie außerdem Anlagen ergänzen und Positionen aktualisieren. Letzteres führt eine Aktualisierung der Informationen zur BANF-Position aus und synchronisiert damit die Daten aus dem SAP-System.
In diesem Artikel wird Ihnen erläutert, wie BANF-Positionen aktualisiert werden. Wie Sie Positionen hinzufügen oder löschen, erfahren Sie auf den folgenden Seiten:
Positionsliste in laufender Ausschreibung ergänzen
Positionen in laufender Ausschreibung löschen
Um die Positionsliste in einer laufenden Ausschreibung zu aktualisieren, klicken Sie innerhalb eines beliebigen Tabs auf den Button „Ausschreibung bearbeiten”.
Button zum Bearbeiten der Ausschreibung
Die Ausschreibung wird daraufhin in den Bearbeitungsmodus (Entwurf) gesetzt. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen an den Positionen vornehmen. Wechseln Sie hierfür in den Tab “Positionen”.
Die in den Details angezeigten Informationen können im SAP-System geändert und an dieser Stelle mit FUTURA Smart abgeglichen werden. Wählen Sie zur gewünschten Position aus der Positionsliste den Button zum Aktualisieren aus.
Mit dieser Aktion werden alle Daten zur BANF-Position mit SAP synchronisiert. In den Details der Position können Sie die Änderungen bzw. Ergänzungen nachvollziehen. Mit dem Plus-Button, den Sie links zu jeder Position zur Verfügung haben, können Sie die Änderungen einsehen und nachvollziehen.
Button zum Aktualisieren einer BANF-Position
Folgende Änderungen bzw. Ergänzung zu einer BANF-Position sind möglich:
Material-Nr.
Kurztext
Menge
Preismenge
Mengeneinheit
Preiseinheit
Beschreibung (Langtext / Positionstext und Materialauftragstext)
Werk
Einkäufergruppe
Warengruppe
Anlagen zu Positionen
Liefertermin
Lieferadresse
Button zum Übernehmen der Änderungen
In der Ausschreibung klicken Sie oben rechts auf “Änderung freigeben”. Sie werden gefragt, ob Sie die Änderungen freigeben möchten.
Klicken Sie zur Bestätigung auf den Button “Freigeben”. Damit wird die Ausschreibung wieder in den laufenden Status gebracht und die Lieferanten werden per Systemmail über die Änderung in der Ausschreibung informiert.
Button zum Freigeben der Änderungen
Hinweis:
Die Freigabe der Änderung der Positionsliste in einer laufenden Anfrage hat zur Folge, dass alle bis dato abgegebenen Angebote ungültig werden. Ein ungültiges Angebot kann durch den Lieferanten innerhalb des Abgabetermins überarbeitet und erneut abgegeben werden.
Folgende Aktionen werden bei Freigabe der LV-Änderung ausgeführt:
Der Angebotsstatus der bereits abgegebenen Angebote ändert sich von „Angeboten“ auf „Ungültiges Angebot“
Der Bearbeitungsstatus der Lieferanten (Tab „Lieferanten”), welche bereits ein Angebot abgegeben haben, ändert sich von „Angeboten“ auf „Ungültiges Angebot“
Die betroffenen Lieferanten werden per E-Mail informiert
Beispiel einer Benachrichtigung an den Lieferanten:
Benachrichtigung an die Lieferanten bzgl. einer Änderung