Strukturierte Positionsliste mit "Item Hierarchies" erstellen

Vorwort zum “Zusammenspiel” von GAEB und den Item Hierarchies in SAP

Mit der Nutzung einer SAP-Integration und S/4HANA, können "Lean Services" verwendet werden. Die Funktion dient dazu strukturierte Positionslisten von Dienstleistungen darzustellen.

Die strukturierte Positionsliste wird auch für Bestellungen und Kontrakte in SAP berücksichtigt. Somit können Sie Ihre strukturierte Positionsliste mit den aus SAP automatisch generierten Hierarchienummern und allen weiteren Informationen, inklusive der Angebotspreise Ihrer Lieferanten erstellen.

Für weitere Informationen zu diesem Thema, klicken Sie hier: Item Hierarchies aus SAP

Eine strukturierte Positionsliste erstellen

Erstellen oder öffnen Sie eine bestehende Freitext-Ausschreibung und rufen den Tab “Positionen” auf.

Wie Sie eine Freitext-Ausschreibung erstellen oder eine bestehende suchen und finden, erfahren Sie über die nachfolgenden Links: Freitext ausschreiben / Anzeige und Aufrufen der Listen

Wählen Sie im Tab Positionen in der Buttonleiste die Funktion Titelstruktur aktivieren aus.

Daraufhin haben Sie auf der linken Bearbeitungsseite die Möglichkeit Ihr Leistungsverzeichnis mit bis zu 4 Titeln und Leistungen zu strukturieren. Erstellen Sie den ersten Titel, indem Sie auf den Ordner-Icon klicken. Fügen Sie eine Bezeichnung für den Titel ein und klicken auf Erstellen.

Alle weiteren Titel, die Sie wie oben beschrieben über das Ordner-Icon erstellen, werden auf der gleichen (obersten) Ebene erstellt und entsprechend mit 2, 3, 4, etc. nummeriert.

Sie können zu einem bestehenden Titel weitere Untertitel (Titel 2) erstellen. Es sind bis zu vier Gliederungsstufen (Titel 1 bis 4) möglich. Um einen Untertitel zu erstellen, wählen Sie auf der rechten Seite zum ausgewählten Titel die 3-Punkte Buttons und die Option Titel hinzufügen.

Um einen bestehenden Titel zu überarbeiten, wählen Sie im Kontextmenü Titel bearbeiten.

Um einen bestehenden Titel zu löschen, wählen Sie im Kontextmenü Titel löschen.

Hinweis:
Mit der Option Titel löschen wird ein Titel gelöscht, inklusive allen darunter angelegten Untertiteln und Leistungen.

Wenn Sie Ihre gewünschte Titel-Stufe erreicht haben, erstellen Sie Ihre Positionen dem Plus-Icon auf der rechten Seite.

Es öffnet sich daraufhin das Detailfenster für die Erstellung der Freitextposition. Hier können Sie die gesamten Informationen für die Position eintragen:

Pflegen Sie die Kurzbeschreibung, die Menge, die Basiseinheit und die Preismenge (Pflichtfelder)
Pflegen Sie ggf. einen Langtext zur Freitextposition. Klicken Sie hierzu in das Editorfeld „Langtext“.
Fügen Sie nach Bedarf Anlagen Ihrer Position hinzu, die sich gezielt auf diese Position beziehen.

Der Einzelpreis und der sich aus der Menge und der Preismenge resultierende Gesamtpreis, ist ein Kalkulationspreis für Ihre Auswertung im Preisspiegel. Er wird den Lieferanten bei der Angebotserstellung nicht angezeigt.

Wählen Sie im unteren Bereich die Option “Weitere Position erstellen“ aus, wenn Sie vorhaben eine weitere Freitextposition zu erstellen. Nach dem Speichern (Button Erstellen) öffnet sich automatisch ein neues Dialogfenster für eine weitere Freitextposition.

Sollten Sie die Erstellung von Freitextpositionen beendet haben, klicken Sie auf den Button “Erstellen”. Damit gelangen Sie wieder in die Übersicht der Positionsliste und sehen Ihre Freitextpositionen.

Unter der jeweilig letzten Titel-Ebene werden Ihnen die Positionen angezeigt. Mit dem Plus-Button können Sie die Details der Positionen öffnen und die weiteren Informationen, sowie ggf. ergänzte Anlagen einsehen.

Beispiel mit 4 Titelebenen und Positionen

Download der Importvorlage und Import von mehreren Freitextpositionen

Für die Erstellung von Freitextpositionen, haben Sie auch die Möglichkeit diese über eine Importvorlage zu erstellen. Führen Sie darin Ihre Kalkulation durch und importieren Sie die Liste final in FUTURA Smart. Auch hierüber können Sie Ihre Positionsliste strukturiert und mit Titel-Ebenen erstellen.

Im Tab „Positionen” steht Ihnen die Importvorlage jederzeit zum Download zur Verfügung. Diese können Sie sich auch nachfolgend hier herunterladen:

FSmart_Importvorlage für Positionen.xlsx

Die Importdatei enthält weitere Infos als Notiz zu den Spaltenoptionen, sowie ein Beispiel, wie das LV aufzubauen ist. Füllen Sie dieses mit den Musskriterien aus…

…und importieren Sie sie anschließend mit dem Button und Funktion Positionsliste importieren in Ihre Ausschreibung.

Import-Button für den Excel-Import von Positionen

Buttons zum Löschen oder Bearbeiten einer Position

Nach dem Import können Sie im rechten Bereich der Auflistung einzelne Positionen aus der Positionsliste löschen oder editieren. Klicken Sie hierfür auf den Mülltonnen-Button oder respektive auf den Stift-Button.