Öffnung der Antwortformulare durchführen (RFI)
Die Öffnung der Antwortformulare kann grundsätzlich in Informationsanfragen mit dem Status “Beendet” und “Laufend” erfolgen. In einer laufenden Informationsanfrage (Status “Laufend”) gilt jedoch die Bedingung, dass mindestens eine gültiges Antwortformular vorliegt und die ggf. restlichen Antwortformulare einen Bearbeitungsstatus “Ungültig” aufweisen und/oder Ablehnungen zur Teilnahme vorliegen (Status “Abgelehnt”). Sollten somit während einer laufenden Informationsanfrage bereits alle Antwortformulare vorliegen und sind die genannten Mindestanforderungen gegeben, können Sie die Öffnung der Antwortformulare in einer laufenden Informationsanfrage vorverlegen.
Hinweis:
Die Öffnung der Antwortformulare in einer laufenden Informationsanfrage beendet diese zugleich. Der Abgabetermin der Informationsanfrage wird automatisch auf den Zeitpunkt der Öffnung gesetzt und eine Bearbeitung der Informationsanfrage seitens der Lieferanten ist ab dann nicht mehr möglich.
Bedingungen für die Öffnung der Antwortformulare in laufenden Informationsanfragen im Detail:
Alle Unternehmen müssen im Tab “Lieferanten” demnach mindestens eines der folgenden Status besitzen, damit eine Öffnung der Antwortformulare möglich ist:
Mögliche Bearbeitungsstatus für die Öffnung der Antwortformulare
Bearbeitungsstatus, die eine Öffnung der Antwortformulare nicht ermöglichen
Insofern kann eine Öffnung der Antwortformulare nicht erfolgen, wenn der Bearbeitungsstatus bei mindestens eines der Lieferanten die Folgenden sind:
Sollte mindestens einer der teilnehmenden Lieferanten eines der oben erwähnten Bearbeitungsstatus besitzen, die eine Öffnung der Antwortformulare nicht zulassen, können Sie die Öffnung der Antwortformulare dadurch ermöglichen, indem Sie alle Lieferanten deaktivieren, die die oben genannten Bearbeitungsstatus für eine Öffnung der Antwortformulare nicht besitzen. Ein möglicher Grund für diese Maßnahme könnte sein, dass Ihnen im Vorfeld bekannt ist, dass keine weiteren Antwortformulare mehr zu erwarten sind. Wie Sie Lieferanten deaktivieren, erfahren Sie am Beispiel einer Preisanfrage (RFQ) auf folgender Seite:
Lieferanten deaktivieren / reaktivieren
Ab der ersten Öffnung der Antwortformulare, können Sie auf gleichem Wege jederzeit die Antwortformulare einsehen. In Informationsanfragen mit dem Status “Abgeschlossen” ist die Öffnung der Antwortformulare bereits erfolgt. Hier können Sie ebenfalls jederzeit die Antwortformulare einsehen.
Es gibt 2 Methoden, um die Öffnung der Antwortformulare durchzuführen. Beide werden im Folgenden beschrieben.
Öffnung der Antwortformulare über die Vorgangslisten
Da die Öffnung der Antwortformulare nur in Informationsanfragen mit dem Status “Beendet” und “Laufend” erfolgen kann, rufen Sie eines der nachfolgenden Listen auf:
“Informationsanfragen” (Gesamtliste)
“Beendet”
“Laufend”
Wenn Sie sich für die Gesamtliste der Informationsanfragen entscheiden, werden Ihnen darin alle Informationsanfragen mit allen möglichen Status angezeigt. Hier können Sie in der Spalte “Lieferanten” erkennen, ob Antwortformulare vorliegen.
Gesamtliste aller Informationsanfragen mit allen Status
Sollte dies der Fall sein und die oben erwähnten Bedingungen für die Öffnung der Antwortformulare sind gegeben (siehe Anfang der vorliegenden Seite), dann ist der Umschlag-Button auf der rechten Seite aktiv. Bei einem inaktiven Button sind keine Antwortformulare für die Öffnung verfügbar oder die Bedingungen für die Öffnung sind nicht gegeben.
Klicken Sie den Umschlag-Button für die Öffnung der Antwortformulare der gewünschten Informationsanfrage an:
Buttons zum Öffnen der Antwortformulare
Bestätigen Sie die Öffnung der Antwortformulare mit Klick auf Antwortformulare öffnen.
Hinweis:
Die Öffnung der Antwortformulare in einer laufenden Informationsanfrage beendet diese zugleich. Der Abgabetermin der Informationsanfrage wird automatisch auf den Zeitpunkt der Öffnung gesetzt und eine Bearbeitung der Informationsanfrage seitens der Lieferanten ist ab dann nicht mehr möglich.
Öffnung der Antwortformulare bestätigen:
Öffnung der Antwortformulare bestätigen
Öffnung der Antwortformulare über die Informationsanfrage
Alternativ können Sie die Öffnung der Antwortformulare auch innerhalb des Vorgangs selbst durchführen. Öffnen Sie dazu die gewünschte Informationsanfrage und wechseln Sie in den Tab "Antwortformulare". Wenn Antwortformulare verfügbar und die Bedingungen für eine Öffnung der Antwortformulare gegeben sind, ist der Button “Öffnung der Antwortformulare” aktiv.
Button zum Öffnen der Antwortformulare in der Informationsanfrage
Bestätigen Sie die Öffnung der Antwortformulare mit Klick auf Antwortformulare öffnen.
Hinweis:
Die Öffnung der Antwortformulare in einer laufenden Informationsanfrage beendet diese zugleich. Der Abgabetermin der Informationsanfrage wird automatisch auf den Zeitpunkt der Öffnung der Antwortformulare gesetzt und eine Bearbeitung der Informationsanfrage seitens der Lieferanten ist ab dann nicht mehr möglich.
Öffnung der Antwortformulare bestätigen:
Öffnung der Antwortformulare bestätigen
Anzeige nach Öffnung der Antwortformulare
Nach der Öffnung der Antwortformulare öffnet sich die Übersicht aller Antwortformulare. Für jedes abgegebene Antwortformular haben Sie einen Eintrag in der Auflistung und es wird Ihnen ein Fortschrittskreis mit einem prozentualen Wert angezeigt, der Sie bzgl. der Vollständigkeit des Antwortformulars informiert.
Ein gültiger und vollständig beantworteter Fragebogen wird mit einem Fortschrittskreis von 100 % (grün) dargestellt.
Ein gültiger, jedoch unvollständig beantworteter Fragebogen erhält dagegen einen farblichen Hinweis sowie die Anzeige der prozentualen Vollständigkeit.
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