Kopfdaten der Kontrakt-Ausschreibung befüllen (Schritt 2)
Die nachfolgend beschriebenen Schritte sind in jedem Ausschreibungstyp identisch.
Sobald Sie nach Auswahl der Kontrakte auf “Ausschreibung erstellen” geklickt haben, (Siehe Schritt 1), wird Ihnen ein leeres Eingabeformular für die Kopfdaten der Ausschreibung angezeigt, welches Sie befüllen können.
Der Tab “Kopfdaten” ist in 4 Abschnitten unterteilt, dessen Felder und Funktionen Ihnen im Folgenden beschrieben werden:
Abschnitt Allgemein
Ausschreibungs-Nr.
Der Vorgang erhält gemäß seines eingestellten Nummernkreises automatisiert eine Ausschreibungs-Nummer oder das Feld bleibt leer, falls Ihr Unternehmen ohne eine automatische Generierung arbeitet. In letzterem Fall soll i.d.R. eine von Ihrem Unternehmen intern vergebene Referenznummer manuell eingetragen werden. Dies kann z.B. die Submissionsnummer aus dem SAP-System sein.
Sollte die automatische Generierung für Ihre Organisationseinheit eingerichtet sein, dann wird diese mit dem Übergang zum nächsten Schritt “Positionen” automatisch in das Feld eingefügt. In diesem Fall sehen Sie eine Information im Feld:
Pflegen Sie die verfügbaren Felder, wie z.B. eine aussagekräftige Bezeichnung. Der technische sowie der kaufmännische Ansprechpartner wird den Lieferanten in der Einladungsmail neben anderen Informationen angezeigt. Haben Ihre internen Ansprechpartner ihre Kontaktdaten gepflegt, werden diese ebenfalls in der Einladung erwähnt.
Der Abgabetermin ist ein Pflichtfeld. Pflegen Sie diesen mit einem Datum und einer Uhrzeit.
Legen Sie fest, welche Währung für den gesamten Prozess ausschließlich genutzt werden soll. Alle Positionen, die Sie erstellen, erhalten automatisch diese Währung.
Legen Sie außerdem die Sprache der Mengeneinheiten fest. Die Sprache bestimmt die Anzeige der in der Ausschreibung genutzten Mengeneinheiten, die in dieser Form Ihren Lieferanten in der Positionsliste angezeigt werden. Festgelegte Mengeneinheiten aus den SAP-Stammdaten der deutschen Sprache, wie z.B. ST (Stück), werden damit automatisiert in die englische Entsprechung PC (Pieces) übersetzt.
Abschnitt Geschäftsbedingungen
Im Abschnitt Geschäftsbedingungen können Sie optional die Lieferkonditionen und Zahlungsbedingungen für Ihre Lieferanten festlegen.
Abschnitt Einstellungen
Setzen Sie die Option “Das Angebot muss vollständig bepreist sein”, wenn Sie von den Lieferanten eine vollständig mit Preisen ausgefüllte Positionsliste verlangen. Die Lieferanten können in diesem Fall nur dann das Angebot versenden.
Bei der Auswertung im Preisspiegel können Sie die CO2-Emissionswerte aus dem eingereichten Angebot sehen und vergleichen. In einer Angebotskopie, welche Sie im Preisspiegel erstellen, können Sie den Wert nachträglich anpassen.
Wenn für Ihre Ausschreibung die Option „CO2-Emissionswert (kg)“ aktiviert ist, kann der Lieferant in seinem Angebot für jede Position zusätzlich einen CO2-Wert angeben.
Die „Easy Access"-Funktion ist eine alternative und schnellere Möglichkeit für Lieferanten, direkt Zugang zum Account und zur Ausschreibungen zu erhalten.
Mit der Veröffentlichung der Ausschreibung wird ein „Magic Link” in der Einladungsbenachrichtigung zur Verfügung gestellt, der den Ansprechpartner direkt zum Account mit dem Inhalt der Ausschreibung weiterleitet. Der Registrierungsprozess wird auf diese Weise übersprungen.
Abschnitt Anlagen
Dateien auswählen und ablegen
Im unteren Bereich der Kopfdaten haben Sie die Möglichkeit, relevante Anlagen zur Ausschreibung hinzuzufügen. Wählen Sie Dateien auswählen, um auf Ihr Laufwerk zuzugreifen und Dateien für den Upload hinzuzufügen. Hierbei können Sie aus dem Zielordner mehrere Dateien auswählen und öffnen oder sie in den Upload-Bereich per Drag & Drop ziehen.
Maximale Größe von Anlagen für den Upload in der Ausschreibung
Für den Upload können Sie Dateien mit einer Gesamtgröße von maximal 100 MB pro Datei verwenden. Hierbei können Sie auch mehrere Dateien bis zu dieser maximalen Größenordnung hochladen.
Anlagen als bestätigungspflichtig deklarieren
Kennzeichnen Sie nach Bedarf Ihre Anlagen als bestätigungspflichtig. Dies hat zur Folge, dass alle teilnehmenden Unternehmen diese zuerst bestätigen müssen, bevor die vollständige Ausschreibung eingesehen werden kann.
Mit dem Button “Weiter” unten rechts, speichern Sie Ihre Daten und wechseln in den nächsten Schritt “Positionen”.
Ausschreibungen werden als Vorgang erstellt, sobald Sie im Erstellungsprozess nach Pflege aller Pflichtfelder vom Schritt “Kopfdaten” mit dem Button “Weiter” zum Schritt “Positionen” wechseln. Durch diese Aktion erhalten sie den Status “In Vorbereitung” und können unter der gleichnamigen Liste “In Vorbereitung” im linken Navigationsberiech wiedergefunden werden. Hier können Sie die Ausschreibung öffnen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten. In der genannten Übersichtsliste können Ausschreibungen mit diesem Status nach Bedarf gelöscht werden, indem Sie rechts auf den Papierkorb-Button des gewünschten Vorgangs klicken.
Mit dem Button “Abbrechen” wird der Vorgang während des Erstellungsprozess vollständig abgebrochen und gelöscht.
Hier geht es zu Schritt 3: