Kopfdaten der Freitext-Ausschreibung ausfüllen (Schritt 2)

Die nachfolgend beschriebenen Schritte sind in jedem Ausschreibungstyp identisch.

Sobald Sie die über die Funktion +Erstellen auf “Sourcing Cockpit” geklickt haben (Siehe Schritt 1), wird Ihnen ein leeres Eingabeformular für die Kopfdaten der Ausschreibung angezeigt, welches Sie befüllen können.

Der Tab “Kopfdaten” ist in 4 Abschnitten unterteilt, dessen Felder und Funktionen Ihnen im Folgenden beschrieben werden:

Abschnitt Allgemein

Ausschreibungs-Nr.

Der Vorgang erhält gemäß seines eingestellten Nummernkreises automatisiert eine Ausschreibungs-Nummer oder das Feld bleibt leer, falls Ihr Unternehmen ohne eine automatische Generierung arbeitet. In letzterem Fall soll i.d.R. eine von Ihrem Unternehmen intern vergebene Referenznummer manuell eingetragen werden. Dies kann z.B. die Submissionsnummer aus dem SAP-System sein.

Sollte die automatische Generierung für Ihre Organisationseinheit eingerichtet sein, dann wird diese mit dem Übergang zum nächsten Schritt “Positionen” automatisch in das Feld eingefügt. In diesem Fall sehen Sie eine Information im Feld:

Pflegen Sie die verfügbaren Felder, wie z.B. eine aussagekräftige Bezeichnung. Der technische sowie der kaufmännische Ansprechpartner wird den Lieferanten in der Einladungsmail neben anderen Informationen angezeigt. Haben Ihre internen Ansprechpartner ihre Kontaktdaten gepflegt, werden diese ebenfalls in der Einladung erwähnt.

Der Abgabetermin ist ein Pflichtfeld. Pflegen Sie diesen mit einem Datum und einer Uhrzeit.

Legen Sie fest, welche Währung für den gesamten Prozess ausschließlich genutzt werden soll. Alle Positionen, die Sie erstellen, erhalten automatisch diese Währung.

Legen Sie außerdem die Sprache der Mengeneinheiten fest. Die Sprache bestimmt die Anzeige der in der Ausschreibung genutzten Mengeneinheiten, die in dieser Form Ihren Lieferanten in der Positionsliste angezeigt werden. Festgelegte Mengeneinheiten aus den SAP-Stammdaten der deutschen Sprache, wie z.B. ST (Stück), werden damit automatisiert in die englische Entsprechung PC (Pieces) übersetzt.

Sprache der Stammdaten in der Ausschreibung festlegen

Abschnitt Geschäftsbedingungen

Abschnitt Einstellungen

Setzen Sie die Option “Das Angebot muss vollständig bepreist sein”, wenn Sie von den Lieferanten eine vollständig mit Preisen ausgefüllte Positionsliste verlangen. Die Lieferanten können in diesem Fall nur dann das Angebot versenden, wenn Ihre ausgeschriebene Positionsliste vollständig mit Preisen ausgefüllt wurde.

Wenn für Ihre Ausschreibung die Option „CO₂-Emissionswert (kg)“ aktiviert ist, kann der Lieferant in seinem Angebot für jede Position zusätzlich einen CO₂-Wert angeben. Bei der Auswertung im Preisspiegel können Sie die CO₂-Emissionswerte aus dem eingereichten Angebot sehen und vergleichen. In einer Angebotskopie, welche Sie im Preisspiegel erstellen, können Sie den Wert nachträglich anpassen.

Die im folgenden beschriebene Funktion muss durch FUTURA Solutions aktiviert werden. Sollten Sie die „Easy Access"-Funktion nutzen möchten, geben Sie uns bitte über Ihren Administrator Bescheid.

Die „Easy Access"-Funktion ist eine alternative und schnellere Möglichkeit für Ihre Lieferantenunternehmen, direkt Zugang zum Account und zu Ausschreibungen zu erhalten. Mit der Verwendung dieser Funktion in Ausschreibungen, erhalten neu angelegte Lieferanten mit der Veröffentlichung einer Ausschreibung einen „Magic Link” in der Einladung, der sie direkt zum Account mit dem Inhalt der Ausschreibung weiterleitet. Der Registrierungsprozess wird auf diese Weise übersprungen. Die Lieferanten erhalten auf diesem Weg sofortigen Zugriff auf die Ausschreibung und können sofort mit der Angebotserstellung beginnen.

Wenn Sie diese Option für Ihre Ausschreibung nicht verwenden, wird der standardisierte Prozess für neu angelegte Lieferanten angewendet. In diesem Fall werden diesen nebst Einladung zur Ausschreibung eine zweite E-Mail zugesendet, die den Link zum Registrierungsprozess für Lieferanten enthält.

In Verbindung mit der beschriebenen Funktion, können für Ihre Organisation Richtwerte bzw. Wertgrenzen vorgegeben sein. In diesem Fall sehen Sie eine Zusatzinformation wie im Beispiel.

Abschnitt Anlagen

Globaldokumente

In diesem Abschnitt finden Sie unter Umständen bereits Dokumente, ohne dass Sie diese selbst hochgeladen haben. Dabei handelt es sich um Globaldokumente, die automatisch dem Vorgang zugeordnet und zuvor vom Administrator hochgeladen wurden. Sie können als Zielvorgabe haben, sie in allen Ausschreibungen Ihres Unternehmens zu verwenden, besonders wenn diese Dokumente zusätzlich als “bestätigungspflichtig” gekennzeichnet sind und von den teilnehmenden Lieferanten inhaltlich bestätigt werden sollen. Für Ihre aktuelle Ausschreibung können Sie sie noch herausnehmen, indem Sie sie mit dem Mülleimer-Button löschen, wenn sie nicht benötigt werden. Es empfiehlt sich jedoch, dies zunächst intern zu klären, bevor Sie sie löschen.

Auf der folgenden Seite erfahren Sie, wie Globaldokumente in FUTURA Smart verwaltet werden. Um diesen Bereich in FUTURA Smart anzuzeigen, benötigen Sie administrative Berechtigungen: Globaldokumente verwalten

Dateien auswählen und ablegen

Im unteren Bereich der Kopfdaten haben Sie die Möglichkeit, relevante Anlagen zur Ausschreibung hinzuzufügen. Wählen Sie Dateien auswählen, um auf Ihr Laufwerk zuzugreifen und Dateien für den Upload hinzuzufügen. Hierbei können Sie aus dem Zielordner mehrere Dateien auswählen und öffnen oder sie in den Upload-Bereich per Drag & Drop ziehen.

Maximale Größe von Anlagen für den Upload in der Ausschreibung

Für den Upload können Sie Dateien mit einer Gesamtgröße von maximal 100 MB pro Datei verwenden. Hierbei können Sie auch mehrere Dateien bis zu dieser maximalen Größenordnung hochladen.

Anlagen als bestätigungspflichtig deklarieren

Kennzeichnen Sie nach Bedarf Ihre Anlagen als bestätigungspflichtig. Dies hat zur Folge, dass alle teilnehmenden Unternehmen diese zuerst bestätigen müssen, bevor die vollständige Ausschreibung eingesehen werden kann.

Ausschreibungen werden in FUTURA Smart erstellt, sobald Sie nach Pflege aller Pflichtfelder von den "Kopfdaten" in den Schritt "Positionen" mit dem Button "Weiter" wechseln. Es ist kein zusätzliches Speichern über einen Button erforderlich und der Vorgang erhält den Status "In Vorbereitung". Ab dann sind diese Ausschreibungen unter der Liste "In Vorbereitung" im linken Navigationsmenü zu finden. Von hier aus können Sie die Ausschreibungen öffnen und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten. In selbiger Übersichtsliste können Ausschreibungen mit diesem Status noch vollständig gelöscht werden, indem Sie rechts auf den Papierkorb-Button zum gewünschten Vorgang klicken.

Mit dem Button Abbrechen während des Erstellungsprozesses und ohne mit dem Button "Weiter" in den Schritt "Artikel" gewechselt zu haben, wird der Vorgang bereits hier vollständig gelöscht.

Hier geht es zu Schritt 3:

Freitextpositionen in der Ausschreibung erstellen (Schritt 3)