Lieferanten in laufendem oder beendetem Vorgang verwalten
Die nachfolgend beschriebenen Schritte sind in jedem Modul identisch.
Lieferanten, die Sie zur Ausschreibung hinzugefügt haben, können Sie nach Veröffentlichung der Ausschreibung verwalten. Sie können weitere Lieferanten hinzufügen oder bestehende in der Ausschreibung deaktivieren bzw. reaktivieren. Dieselben Möglichkeiten für die nachträgliche Verwaltung der Lieferanten stehen Ihnen auch zur Verfügung, wenn Sie nach Ablauf eines Abgabetermins (Status “beendet”) weitere Angebotsrunden starten möchten. Die Vorgehensweise ist in beiden Fällen identisch und wird Ihnen auf den nachfolgenden Seiten erläutert.
Hinweis für beendete und abgeschlossene RFQs:
Wenn Sie eine bereits beendete oder abgeschlossene RFQ wieder öffnen und über den Button „Vorgang bearbeiten“ in den Entwurfsmodus wechseln, aktualisiert FUTURA Smart automatisch die E-Mailadressen der Lieferanten aus dem Lieferantenmanagement Ihres Unternehmens, sofern sich diese zwischenzeitlich geändert haben.
Dies geschieht nur dann, wenn entweder der Lieferant seine E-Mailadressen in seinen Unternehmensdaten geändert hat oder die E-Mailadressen innerhalb Ihres Unternehmens über das Lieferantenmanagement von anderen Benutzern angepasst wurden. Letzteres ist insbesondere bei noch nicht registrierten Lieferanten möglich. In diesem Fall können die E-Mailadressen so lange geändert werden, bis eine Registrierung erfolgt ist.
Dadurch wird sichergestellt, dass:
stets die aktuellsten Kontaktadressen verwendet werden
keine veralteten, falschen oder gelöschten E-Mailadressen aus einer früheren Runde erneut genutzt werden, wodurch andernfalls ein falscher oder ungewollter Zugang für ein Lieferantenunternehmen entstehen könnte
Wurde die E-Mailadresse eines Ansprechpartners zwischenzeitlich gelöscht, wird automatisch die in der Liste an erster Stelle aufgeführte verbleibende E-Mailadresse dem Vorgang zugeordnet. Das vorhandene Dropdown-Menü zur Auswahl der Ansprechpartner bleibt weiterhin verfügbar, sodass bei Bedarf ein alternativer Ansprechpartner ausgewählt werden kann.
Für Revisionszwecke bleiben die E-Mailadressen in bereits beendeten und abgeschlossenen RFQs unverändert. Das bedeutet: Solange sich eine RFQ im Status Beendet oder Abgeschlossen befindet, werden die dort hinterlegten E-Mailadressen nicht automatisch aktualisiert, selbst wenn sich diese wie in den oben beschriebenen Szenarien geändert haben.
Um Änderungen an einer laufenden oder beendeten Ausschreibung durchführen zu können, klicken Sie in der betroffenen Ausschreibung und innerhalb eines beliebigen Tabs auf den Button „Ausschreibung bearbeiten”:
Button zum Bearbeiten der Ausschreibung
Die Ausschreibung wird daraufhin in den Bearbeitungsmodus (Entwurf) gesetzt. Nun können Sie Ihre gewünschten Änderungen bzw. Ergänzungen an der Lieferantenliste durchführen. Wechseln Sie hierfür in den Tab “Lieferanten”.
Die möglichen Änderungen werden auf den folgenden untergeordneten Seiten im Detail erläutert: