Fragebogen erstellen (Schritt 3)

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen umfassenden Fragebogen mit allen verfügbaren Optionen erstellen, der im Rahmen einer Informationsanfrage (RFI) an ausgewählte Lieferanten versendet wird. Dies hat zum Ziel, relevante Informationen strukturiert einzuholen, um eine Vorauswahl potenzieller Lieferantenunternehmen treffen zu können.

Nach der Veröffentlichung des Vorgangs erhalten die Lieferanten einen festgelegten Abgabetermin zur Beantwortung und Rückmeldung des Fragebogens. Abschließend erfolgt die Auswertung der Rückläufe mithilfe einer standardisierten Bewertungsmatrix, um eine technische und transparente Entscheidungsgrundlage zu schaffen.

Erstellung des Fragebogens starten

Sie haben erfolgreich einen Vorgang (RFI) gestartet (Siehe Schritt 1 und Schritt 2) und befinden sich nun im Tab “Fragebogen”. Sie möchten nun einen Fragebogen erstellen. Beginnen Sie die Erstellung des Fragebogens, indem Sie auf den Button Abschnitt hinzufügen klicken:

Vergeben Sie dem ersten Abschnitt eine Bezeichnung (Pflichtfeld) und eine Beschreibung (optional), um den Lieferanten Ziel und Zweck des Abschnitts näher zu erläutern. Um die erste Frageoption auszuwählen, klicken Sie auf den Button Frage hinzufügen und wählen in der Auswahlliste eines der Frageoptionen aus.

Zu jedem Abschnitt können Sie weitere Frageoptionen ergänzen, die sich somit auf diesen Abschnitt beziehen. Klicken Sie hierzu innerhalb des Abschnitts auf den Button Frage hinzufügen.

Erläuterungen der verfügbaren Frageoptionen:

Frageoption	Beschreibung	Darstellung beim Lieferanten
Textfeld (einzeilig)	Einzeilige Antwortmöglichkeit
Textfeld (mehrzeilig)	Mehrzeilige Antwortmöglichkeit
Nummer	Nur numerische Angaben
Datumsauswahl	Auswahl eines Datums über einen Kalender
Einfachauswahl (Dropdown)	Nur eine von mehreren Optionen können ausgewählt werden
Mehrfachauswahl (Checkbox)	Mehrere Optionen können ausgewählt werden

Frageoption: Textfeld einzeilig und mehrzeilig

Mit der Frageoption Textfeld können Sie offene Fragen formulieren, bei denen der Lieferant seine Antwort entweder in einem einzeiligen oder mehrzeiligen Eingabefeld eingeben kann. Die einzeilige Variante eignet sich für kurze Antworten, wie beispielsweise Namen, Zahlen oder kurze Stichworte. Das mehrzeilige Textfeld bietet ausreichend Platz für ausführlichere Antworten, Erläuterungen oder Kommentare.

Innerhalb des Abschnitts können Sie für jede Frage individuell wählen, ob das Textfeld einzeilig oder mehrzeilig sein soll.

Zweck und Vorteile:

• Flexibilität: Ermöglicht individuelle und detaillierte Antworten, die über standardisierte Auswahlmöglichkeiten hinausgehen.

• Qualitative Informationen: Ideal für Beschreibungen, Begründungen, zusätzliche Erläuterungen oder Kommentare.

• Ergänzende Angaben: Kann genutzt werden, um präzise Informationen zu erhalten, die nicht in vordefinierte Antwortoptionen passen.

Typische Anwendungsfälle:

• Erklärung von Besonderheiten oder Zusatzleistungen:
  „Bitte beschreiben Sie kurz Ihre Alleinstellungsmerkmale.“

• Nennung von Ansprechpartnern oder Kontaktinformationen:
  „Name und Kontaktdaten des zuständigen Projektleiters.“

• Kommentare oder ergänzende Hinweise zu anderen Antworten:
  „Bitte erläutern Sie, warum Sie eine bestimmte Antwort gewählt haben.“

Geben Sie einen Fragetext (Pflichtfeld) in das gleichnamige Feld ein. Verfassen Sie eine Frage, die der Lieferant anhand eines Textfelds beantworten kann. Je nach Bedarf können Sie eine Aufforderung verfassen, zu der die Lieferanten z.B. nachweisliche Anlagendokumente hochladen soll.

Tragen Sie eine prozentuale Gewichtung ein (Pflichtfeld), deklarieren Sie diese Frage oder Aufforderung als Pflichtfeld (optional) und entscheiden Sie, ob zu dieser Frageoption der Upload von Anlagen für den Lieferanten ermöglicht werden soll (optional).

Zum Löschen der gesamten Frageoption, klicken Sie auf den Button mit dem Mülleimer.

Frageoption: Nummer

Numerische Eingabefelder eignen sich ideal für Fragen, bei denen eine konkrete Zahl als Antwort erwartet wird. Diese Frageoption wird häufig genutzt, wenn standardisierte, quantitativ auswertbare Angaben benötigt werden, beispielsweise zur Unternehmensgröße, Umsatzhöhe oder Anzahl von Standorten.

Zweck und Vorteile

• Strukturierte Datenerhebung: Die Eingabe einer Zahl ermöglicht eine einfache und einheitliche Erfassung der Antworten.

• Vergleichbarkeit: Antworten lassen sich problemlos vergleichen oder in einer Bewertungsmatrix weiterverarbeiten.

• Automatisierte Auswertung: Numerische Felder können direkt in Rechenoperationen, Filter oder Scoring-Modelle eingebunden werden.

Geben Sie einen Fragetext (Pflichtfeld) in das gleichnamige Feld ein. Verfassen Sie eine Frage, die der Lieferant anhand einer numerischen Angabe beantworten kann. Im unteren Bereich wählen Sie die zulässigen Dezimalstellen für die Eingabe der Zahl.

Tragen Sie eine prozentuale Gewichtung ein (Pflichtfeld), deklarieren Sie diese Frage oder Aufforderung als Pflichtfeld (optional) und entscheiden Sie, ob zu dieser Frageoption der Upload von Anlagen für den Lieferanten ermöglicht werden soll (optional).

Zum Löschen der gesamten Frageoption, klicken Sie auf den Button mit dem Mülleimer.

Frageoption: Datumsauswahl

Die Frageoption Datumsauswahl ermöglicht es Ihnen, dem Lieferanten ein Feld zur Verfügung zu stellen, in dem er ein konkretes Datum über einen integrierten Kalender auswählt. Diese Eingabeart stellt sicher, dass Datumsangaben einheitlich und im korrekten Format übermittelt werden, ohne zusätzliche Freitexteingabe.
Bei der Beantwortung wird dem Lieferanten ein Kalender-Widget angezeigt, über das ein Datum per Mausklick ausgewählt werden kann. Die manuelle Eingabe wird auf die im Tab Deckblatt festgelegte Sprache für das Datumsformat beschränkt (für Deutsch TT.MM.JJJJ; für Englisch YYYY-MM-DD).

Zweck und Vorteile:
Die Datumsauswahl eignet sich für Fragestellungen, bei denen ein klar definiertes Ereignis oder eine Frist abgefragt wird. Typische Einsatzbeispiele sind:

• Gültigkeit von Zertifikaten oder Nachweisen
  Beispiel: „Bis zu welchem Datum ist Ihre ISO 9001-Zertifizierung gültig?“

• Zeitpunkt abgeschlossener Projekte oder Meilensteine
  Beispiel: „Wann wurde das zuletzt vergleichbare Projekt abgeschlossen?“

• Verfügbarkeitsangaben
  Beispiel: „Ab wann können Sie personelle Kapazitäten für das Projekt bereitstellen?“

• Vertragliche Fristen oder Vorlaufzeiten
  Beispiel: „Bis wann könnte ein erstes Angebot übermittelt werden?“

Geben Sie einen Fragetext (Pflichtfeld) in das gleichnamige Feld ein. Verfassen Sie eine Frage, zu die der Lieferant eine Datumsauwahl treffen soll. Im unteren Bereich können Sie festlegen, ob die Eingabe als vollständiges Datum, als reine Jahresangabe oder als Datum mit Uhrzeit erfolgen soll.

Tragen Sie eine prozentuale Gewichtung ein (Pflichtfeld), deklarieren Sie diese Frage oder Aufforderung als Pflichtfeld (optional) und entscheiden Sie, ob zu dieser Frageoption der Upload von Anlagen für den Lieferanten ermöglicht werden soll (optional).

Zum Löschen der gesamten Frageoption, klicken Sie auf den Button mit dem Mülleimer.

Frageoption: Einfachauswahl (Dropdown)

Diese Frageoption ermöglicht es Ihnen, eine vordefinierte Liste an Antwortoptionen bereitzustellen, aus der der Lieferant genau eine Auswahl treffen kann. Die Auswahl erfolgt über ein Dropdown-Menü.

Im Fragebogen können Sie:

• beliebig viele Antwortoptionen definieren

• die Reihenfolge der Auswahlmöglichkeiten festlegen

• optional eine Option „keine Angabe“ oder „nicht zutreffend“ ergänzen.

Zweck und Vorteile:
Die Dropdown-Einfachauswahl eignet sich ideal für strukturierte Entscheidungsfragen, bei denen nur eine gültige Antwort erwartet wird. Vorteile sind:

• Standardisierung der Rückmeldungen für die bessere Vergleichbarkeit

• Vermeidung von Formatabweichungen, wie sie bei Freitextfeldern auftreten können

• Einfache Auswertung in nachgelagerten Bewertungsschritten (z. B. durch Punktezuweisung oder Filterlogik).

Typische Anwendungsfälle:

• Kategorisierung:
  „Welcher Unternehmensart gehört Ihr Unternehmen an?“
  (z. B. Konzern / Mittelstand / Kleinunternehmen)

• Statusabfragen:
  „Besitzen Sie eine gültige ISO 14001-Zertifizierung?“
  (Ja / Nein / In Vorbereitung)

• Lieferfähigkeit oder Projektbereitschaft:
  „Können Sie das Projekt im gewünschten Zeitraum übernehmen?“
  (Ja / Nein / Unter Vorbehalt)

• Länderauswahl oder Spracheinstellungen

Geben Sie einen Fragetext (Pflichtfeld) in das gleichnamige Feld ein. Verfassen Sie eine Frage oder Aufforderung, zu die der Lieferant eine Auswahl über ein Dropdownmenü treffen soll, die Sie als Auswahloption vorgeben.

Tragen Sie eine prozentuale Gewichtung ein (Pflichtfeld), deklarieren Sie diese Frage oder Aufforderung als Pflichtfeld (optional) und entscheiden Sie, ob zu dieser Frageoption der Upload von Anlagen für den Lieferanten ermöglicht werden soll (optional).

Zum Löschen der gesamten Frageoption, klicken Sie auf den Button mit dem Mülleimer.

Frageoption: Mehrfachauswahl (Checkbox)

Die Frageoption Mehrfachauswahl (Checkbox) ermöglicht es, dem Lieferanten eine Liste vordefinierter Antwortoptionen bereitzustellen, von denen er eine oder mehrere gleichzeitig auswählen kann. Im Gegensatz zur Einfachauswahl (Dropdown) erlaubt diese Variante also eine Kombination mehrerer zutreffender Antworten.

Der Fragebogenersteller kann:

• eine beliebige Anzahl von Auswahlmöglichkeiten definieren

• die Reihenfolge der Optionen festlegen

• optional eine freie Zusatzoption wie „Sonstiges (bitte angeben)“ ergänzen

• festlegen, ob die Auswahl von mindestens einer Option verpflichtend ist

Zweck und Vorteile:

• Flexible Antwortmöglichkeiten, wenn mehrere Aspekte gleichzeitig zutreffen können.

• Strukturierte Datenerfassung bei komplexeren Themen ohne Freitext.

• Vereinfachte Auswertung, z. B. durch Zuordnung von Gewichtungen oder Scoring-Werten zu einzelnen Optionen.

Typische Anwendungsfälle:

• Abfrage vorhandener Zertifizierungen:
  „Über welche der folgenden Zertifizierungen verfügt Ihr Unternehmen?“
  (z. B. ISO 9001 / ISO 14001 / ISO 27001 / EMAS / Keine)

• Leistungs- oder Produktspektrum:
  „Welche der folgenden Leistungen bieten Sie im eigenen Haus an?“
  (z. B. Entwicklung / Fertigung / Montage / Logistik / Wartung)

• Technologische Kompetenzen oder Werkstoffe:
  „Mit welchen Werkstoffen arbeiten Sie regelmäßig?“
  (z. B. Stahl / Aluminium / Kunststoff / Verbundwerkstoffe)

Geben Sie einen Fragetext (Pflichtfeld) in das gleichnamige Feld ein. Verfassen Sie eine Frage oder Aufforderung, zu die der Lieferant eine Auswahl über Checkboxen treffen soll, die Sie als Auswahloption vorgeben.

Tragen Sie eine prozentuale Gewichtung ein (Pflichtfeld), deklarieren Sie diese Frage oder Aufforderung als Pflichtfeld (optional) und entscheiden Sie, ob zu dieser Frageoption der Upload von Anlagen für den Lieferanten ermöglicht werden soll (optional).

Zum Löschen der gesamten Frageoption, klicken Sie auf den Button mit dem Mülleimer.

Hier geht es zu Schritt 4: